Modern Workplace, hybride werkomgeving of moderne werkplek: welke term je ook wilt gebruiken, feit is dat we het afgelopen jaar bewust zijn geworden dat we altijd en overal moeten kunnen werken en bovenal samenwerken.
Wat kun je als werkgever doen om het samenwerken binnen een Working Apart Together (hybride) werkomgeving te stimuleren en zo innovaties te bevorderen?
Wat we weten uit recent onderzoek*
• Werkgevers zijn nu meer bezorgd over samenwerking tussen medewerkers dan voor de start van COVID-19.
• De hybride werkplek biedt medewerkers nieuwe mogelijkheden om productief te kunnen samenwerken.
• Wanneer medewerkers fysiek niet bij elkaar zitten hebben zij meer geplande dan spontane interacties met elkaar.
– Het merendeel van deze interacties verloopt via het beeldscherm
– Eenvoudige sociale gesprekken met collega’s kosten vanwege deze beeldscherm communicatie al moeite.
• Bewust samenwerken door kenniswerkers stimuleert innovatie en vergroot de kans om vooruitgang te boeken
• Werkgevers moeten dan ook op zoek naar bewuste samenwerking.
Breng samenwerking in kaart
In werkelijkheid hebben werknemers meer opties voor wanneer, waar en hoe ze kunnen samenwerken in hybride werkomgevingen, maar werkgevers moeten die kansen wel bewust creëren.
Er zijn vier werkvormen te identificeren die teams bewust moeten gebruiken als ze de hybride omgeving succesvol willen betreden. Maak hierbij onderscheid tussen werkplek (remote of kantoor omgeving) als werkbenadering (samen- of zelfstandig werken).
Deze aanpak levert vier werkvormen op waarin werkgevers moeten investeren als ze willen slagen in de hybride omgeving:
- Working together, together. Samenwerken, samen: wanneer teams fysiek in dezelfde kantooromgeving zijn, bijdragen aan vergaderingen in een gedeelde ruimte.
- Working together, alone. Zelfstandig werken, samen: wanneer teams in fysiek in dezelfde kantoor-omgeving zijn, maar niet tegelijkertijd werken.
- Working apart, together. Samenwerken, apart: wanneer teams remote werken, maar deelnemen aan virtuele vergaderingen.
- Working apart, alone. Zelfstandig werken, apart: wanneer teams remote werken en individuen diep geconcentreerd werken.
Succesvolle samenwerking laat werkgevers excelleren: bied medewerkers toegang tot alle vier de werkvormen
Bij organisaties die een hybride model hanteren, switchen veel werknemers tussen meerdere werkplekken, waaronder hun huis, kantoor en derde ruimtes (bijvoorbeeld een bibliotheek, (weg-)restaurant of co-working-ruimte). Dit model zorgt er tevens voor dat werknemers direct kunnen profiteren van de meer inclusieve opties die het hybride werken biedt.
Werkgevers excelleren als goed werkgever en kunnen de zoete vruchten plukken wanneer zij medewerkers tenminste toegang tot alle werkvormen kunnen bieden. Dit vereist vaak wel een meer opzettelijk herontwerp van samenwerking rond de vier werkvormen.
Investeren in werkplekken
Werkgevers kunnen hiervoor investeren in het verbeteren van onder meer de gepersonaliseerde werkplekken van werknemers die ten minste een deel van de tijd thuis zullen blijven werken. Bijvoorbeeld met werkplekinrichting als ergonomische stoelen en bureaus, maar denk ook aan de juiste tooling als het gaat om laptops en beeldschermen. En niet te vergeten: samenwerkingsoplossingen als collaboration software).
Voor degenen die niet gemakkelijk toegang hebben tot het kantoor, maar graag samenwerken met collega’s, kunnen werkgevers lidmaatschappen van co-working-ruimtes subsidiëren. Organisaties moeten ook begeleiding bieden over de gebruiksscenario’s en voordelen van elke werkvormen, zodat werknemers weten wanneer en hoe ze elk het meest effectief kunnen gebruiken.
Stel de balans tussen samen en zelfstandig werken bij
Samenwerkingsvormen, zoals vergaderingen en presentaties, worden gezien als de belangrijkste manier om innovatie en creativiteit te stimuleren. Dit is dan ook de reden dat veel werkgevers tijdens COVID-19 noodgedwongen hebben geïnvesteerd in het verbeteren van hun virtuele vergadertechnologieën.
Het afgelopen jaar vertrouwden werknemers die remote werkten op videogesprekken om samen te werken. Door toename van het aantal virtuele contactmomenten en de vele back-to-back vergaderingen neemt dan ook weer het risico op een burn-out toe.
Aandacht voor de gezondheid van werknemers
Deze overmatige afhankelijkheid van samenwerkingsvormen heeft geleid tot nadelige gevolgen voor de gezondheid van werknemers. En er zijn maar weinig organisaties die investeren in zelfstandige werkvormen: slechts 17% implementeert niet-vergaderdagen en slechts 11% biedt speciale dagen voor geestelijke gezondheid.
Na een intensief jaar van voornamelijk remote leren werken is het tijd voor een reset. We moeten opnieuw gaan bepalen hoe we alle beschikbare werkvormen kunnen inzetten om te komen tot de meeste productiviteit, effectiviteit.
Deze reset omvat drie cruciale stappen:
1. Beperk het aantal samenwerkingsoverleggen en de samenwerkingstijd.
Moedig teams aan om kernsamenwerkingsblokken in te stellen, beperkt tot een klein aantal uren.
2. Zorg ervoor dat managers een rolmodel zijn voor flexibiliteit.
Wees duidelijk over de voordelen van bewust samenwerken op een manier die zowel werk- als privébehoeften omvat.
3. Laat werknemers hun werkweek grotendeels zelf inrichten, zodanig dat het werk hen het beste uitkomt. Denk niet alleen in “van 9 tot 5“ of “lineaire planning”.
Maak bewust werk van de hybride werkplek, een must-have.
Uit bestaand onderzoek* is gebleken dat hybride werkvormen zijn geen nice-to-have zijn maar een must-have. Deze moeten dan ook bewust worden gecreëerd.
Werkgevers dienen teams op te zetten en hybride werkplekken in te richten om zo succesvol in de nieuwe hybride werkomgeving.
[Kennis]medewerkers zullen in deze omgeving onder meer balans, uitdaging en flexibiliteit ervaren, wat direct ten goede komt aan de werkgever in de vorm van grotere effectiviteit, productiviteit en medewerkerstevredenheid.
Kortom, maak werk van de hybride werkomgeving als je als werkgever wilt excelleren!
Hulp nodig bij het neerzetten van de basis voor succesvol samenwerken door het bieden van hybride werkvormen? Neem contact met ons op via 055-7998034 of info@watgroep.nl.
W@T biedt werkgevers, via WPaas – WerkPlek as a Service -, volledige ondersteuning bij het neerzetten van de verschillende werkvormen. Van onderzoek en advies tot inrichting en service, remote en binnen de kantooromgeving.
