Het wordt steeds belangrijker om op een makkelijke manier informatie te kunnen delen in een organisatie, één plek waar alle informatie te vinden is voor de medewerkers. Gelukkig biedt moderne technologie een scala aan tools en platforms die deze samenwerking vergemakkelijken. Vandaag gaan we verder in op een van deze tools, Microsoft SharePoint.
Belangrijke informatie op één locatie
Een van de grootste voordelen van SharePoint is het vermogen om informatie op één locatie op te slaan. SharePoint biedt een centrale opslagplaats waar alle relevante documenten, presentaties, spreadsheets en andere belangrijke bestanden kunnen worden opgeslagen. Dit maakt het makkelijk voor werknemers om snel relevante informatie te vinden.
SharePoint bevorderd samenwerking
Dankzij functies als gedeelde documentbibliotheken, discussieforums en samenwerkingsruimtes kunnen teamleden eenvoudig informatie delen, gezamenlijk aan documenten werken en communiceren over projecten. Daarmee zorgt SharePoint voor een betere samenwerking binnen teams, ongeacht waar je werknemers zich bevinden.
Versiegeschiedenis
SharePoint biedt de mogelijkheid om oude versies van documenten makkelijk terug te zetten. Fouten die gemaakt zijn in de nieuwe versie van een document kunnen worden verholpen door een eerdere versie terug te zetten.
Zoekfunctionaliteiten
Omdat er tegenwoordig grote hoeveelheden informatie worden opgeslagen door organisaties is het vinden van specifieke data vaak erg lastig. SharePoint biedt uitgebreide zoekfunctionaliteiten waarmee gebruikers snel en eenvoudig kunnen zoeken naar relevante documenten of informatie binnen SharePoint. Dit zorgt voor meer efficiëntie binnen de organisatie.
Beveiliging
Gegevensbeveiliging wordt ook steeds belangrijker. Hiervoor biedt SharePoint uitgebreide beveiligingsfuncties. Daarbij kun je denken aan machtigingsbeheer op meerdere niveaus, geavanceerde versleuteling en auditlogs. Organisaties kunnen met machtigingsbeheer zelf beheren wie toegang heeft tot welke informatie. Een SharePoint beheerder kan de teamleden zo bijvoorbeeld eenvoudig rechten geven tot het delen van een project waar diegene verantwoordelijk voor is.
Teamsites
Teamsites in SharePoint zijn ontworpen om teamwerk, samenwerking en het uitwisselen van informatie binnen een organisatie te ondersteunen. Een site kan worden aangemaakt voor een bepaald projec. Hierin worden vervolgens alle teamleden toegevoegd. Met het eerdergenoemde machtigingsbeheer kan worden gezorgd voor een verdeling van toegang in de teamsite, hiermee hebben alle leden precies de toegang die zij nodig hebben om werk goed uit te voeren. Ook kunnen externe partijen toegang krijgen tot delen van de projectsite.
W@T voor jou?
Wil je meer weten over hoe je SharePoint kunt inzetten in jouw organisatie? Bekijk dit artikel van Involv of neem contact met ons op. We vertellen je er graag meer over tijdens een vrijblijvend gesprek.
